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La contabilidad del autónomo.

Enviado por el febrero 18, 2013 Sin comentarios

Una de las principales preocupaciones de los autónomos es el cumplimiento de sus obligaciones contables y fiscales. Cuando se plantea la posibilidad de emprender una actividad económica por cuenta propia éste es uno de los aspectos más descuidados por los futuros autónomos y es uno de los que acaba causando más quebraderos de cabeza.

Por desgracia, la cultura fiscal y contable es algo a lo que no se presta la atención debida, ya que es visto como un inconveniente que hay que asumir para poder ejercer una actividad, sin embargo, una comprensión de la contabilidad y su normativa, aunque sea a pequeña escala, nos ayudará a cumplir más eficientemente con nuestras obligaciones fiscales además de a llevar una mejor gestión de la actividad a la que nos dediquemos.

La contabilidad que exige la Agencia Tributaria a los empresarios y profesionales autónomos en el régimen de estimación directa simplificada o normal no pasa de ser un mero instrumento para la confección de los impuestos a los que este colectivo debe enfrentarse trimestralmente.

La contabilidad nos servirá para saber en todo momento aquello que hemos ingresado por nuestra actividad, aquello que hemos gastado, lo que nos deben y lo que debemos. Visto de esta manera se trata de un control que todo buen empresario debería llevar para saber en todo momento el estado de su negocio.

Los ingresos: facturas emitidas

Los ingresos es quizá la parte más fácil de la contabilidad. El autónomo debe llevar unlibro de registro de las facturas emitidas como resultado del desarrollo de su actividad. Dicho libro no es más que un listado de todas las facturas emitidas, por orden cronológico, y en el que se refleja la siguiente información:

  • número de factura
  • fecha de emisión
  • destinatario de la factura
  • base imponible
  • tipo de IVA (e.g. 4%, 8% ó 18%)
  • importe del IVA
  • retención de IRPF (si por el tipo de facturación debe realizarse retención en las facturas emitidas).

La función de éste libro de registro es saber lo que se ha facturado a lo largo de un periodo de tiempo determinado, normalmente un trimestre, y sirve para contabilizar los ingresos que genera la actividad.

Con el objetivo de dificultar la eliminación de facturas, y por lo tanto, el falseamiento de los ingresos, la Agencia Tributaria exige que la numeración de facturas sea incremental y continua, no permitiendo duplicados ni saltos en la numeración.

Los gastos: facturas recibidas, bienes de inversión y otros gastos

Ya hemos visto cómo el autónomo sabe en todo momento cuales son los ingresos que está generando su actividad gracias al libro registro de facturas emitidas, pero con ésto sólo tenemos la mitad del trabajo. Para llevar una contabilidad completa nos falta la otra parte: los gastos.

El autónomo tiene que controlar todos aquellos gastos necesarios para la obtención de los ingresos a que nos hemos referido en el párrafo anterior, ya que solamente mediante un buen control de ingresos y gastos sabremos en todo momento si el negocio genera beneficios o pérdidas.

Antes de entrar en profundidad en cómo deben clasificarse y contabilizarse estos gastos debemos realizar una apreciación importante, para que un gasto pueda ser considerado como deducible fiscalmente debe cumplir dos requisitos:

  1. estar afecto a la actividad (es decir, producirse debido al desarrollo de la actividad)
  2. ser necesario para la misma

Estos dos criterios a veces pueden ser difíciles de apreciar pero siempre deberemos considerarlos desde el principio de prudencia. Este simple consejo nos evitará disgustos con la Agencia Tributaria en caso de que nos inspeccionen e investiguen nuestras declaraciones.

Entrando más en detalle en el análisis de los gastos debemos remarcar que para la contabilización de los mismos deberemos llevar tres libros de registros diferentes:

  • el libro de registro de facturas recibidas
  • el libro de registro de bienes de inversión
  • el libro de registro de gastos

Libro de registro de Facturas Recibidas

El más conocido, y quizá el de más fácil comprensión, es el libro de registro de facturas recibidas. Se trata de un simple listado en el que deben contabilizarse todas aquellas facturas que el autónomo recibe, y que reflejan compras tanto de bienes como de servicios obtenidos por el autónomo para el desarrollo de su actividad.

En este libro registro, las facturas se consignarán con su número de factura, la fecha de expedición (o fecha en que se emitió la factura), el nombre y apellidos o razón social del emisor, su Número de Identificación Fiscal (NIF), la base imponible, el tipo impositivo aplicable del IVA, la cuota tributaria (importe del IVA) y en caso de que corresponda, la retención correspondiente.

Libro de registro de Bienes de Inversión

Llamamos bienes de inversión a aquellos bienes que ha comprado el autónomo y que por su naturaleza y coste la Agencia Tributaria considera que no se van a consumir durante el ejercicio, y por lo tanto, no permite contabilizarlos directamente como un gasto único sino que obliga al autónomo a contabilizarlo distribuyendo su importe proporcionalmente a lo largo de varios trimestre o años.

Se trata en esencia de un libro registro muy parecido al de las facturas recibidas, pero en el que sólo se deben contabilizar los bienes adquiridos cuyo importe sea superior a 600€ (de base imponible).

Un buen ejemplo de bien de inversión sería la compra de un ordenador que tuviese un coste de 800€ pero no lo sería la compra de un portátil que costase solamente 500€.

La Agencia Triburaria tiene clasificados los bienes de inversión según su tipo y para cada tipo define los plazos de amortización mínimos y máximos que el autónomo puede aplicar. Así pues, la amortización de bienes en al categoría de Sistemas de Información, como los ordenadores, deben amortizarse proporcionalmente entre 3.85 y 10 trimestres, según interese al propio autónomo.

Mientras la actividad del autónomo genere los suficientes ingresos, interesa amortizar los bienes en el periodo de tiempo más corto que permita la Agencia Tributaria para pagar así el mínimo de impuestos posible.

Libro de registro de Gastos

Se trata del cuarto y último de los libros de registro que tiene que llevar al autónomo y a menudo genera cierta confusión debido a su nombre, que es poco preciso. Tanto las facturas recibidas como los bienes de inversión son también gastos para el autónomo y no deben contabilizarse en este libro de registro, de ahí la confusión.

En este libro se deben contabilizar los gastos para los cuales no se tenga una factura, pero sí un comprobante de pago en forma de ticket o de recibo del banco.

Un ejemplo de este tipo de gasto es el pago de la cuota de autónomos a la Seguridad Social. Dicho pago se trata de un gasto necesario para el desarrollo de la actividad de cualquier autónomo pero debe contabilizarse utilizando el recibo del banco como justificante del mismo al no disponer de una factura.

Otro ejemplo muy común es el ticket de la papelería por la compra de material de oficina (si es que no nos generan factura), el ticket del taxi por la visita a un cliente o el ticket por una comida de empresa.

Es importante remarcar que aunque la Agencia Tributaria nos permite desgravar todos esos tickets deberemos intentar no abusar de ellos ya que no siempre es fácil demostrar su afección a la actividad.

Por último, puede suceder que de la compra de un mismo bien o servicio tengamos tanto un ticket de caja como una factura, en tal caso solamente podremos contabilizar unos de los dos siendo siempre más provechoso contabilizar la factura, ya que nos permitirá desgravar también el IVA asociado al gasto.

Conclusión

De una manera muy esquemática hemos visto los fundamentos de la contabilidad que debe llevar un autónomo. Esto que a priori puede parecer complejo, no lo es tanto.

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Fuente: Infoautónomos by Jesús Navascués

Una idea para De Guindos: cambiar el criterio de pago del IVA

Enviado por el septiembre 17, 2012 Sin comentarios

El ministro De Guindo aprovechó su intervención en la sesión de control al Gobierno en el Congreso de la semana pasada para anunciar que, “en los próximos días”, aprobará un nuevo paquete de medidas encaminadas a mejorar la financiación de las pymes. Así que es probable que a lo largo de esta semana vayan apareciendo algunas pinceladas del nuevo escenario que prepara el Gobierno para las más de 3 millones de pymes que operan en España. De momento ya han trascendido algunas, como la posibilidad de que las pequeñas empresas puedan emitir pagarés como si fueran productos de inversión.

Esto no es ninguna novedad, ya que hasta que las instituciones bancarias decidieron endurecer sus mecanismos de acceso a la financiación para las pymes, era lo que cualquier sociedad podía conseguir a través de las líneas de descuento o el factoring. Esa factura que se acumula en el cajón pendiente de cobro se entregaba en el banco, éste le pagaba al emisor una cantidad acordada de dinero -en función del riesgo de impago y otros factores- y más tarde era el propio banco quien se encargaba de ponerse de acuerdo con el deudor para ejecutarla. Sin embargo, ¿qué inversor privado se va a arriesgar a comprar pagarés de pymes, teniendo en cuenta además la experiencia reciente de Nueva Rumasa?

También se baraja que en el Consejo de Ministros del próximo viernes se anuncie la creación de una sociedad de capital riesgo, a cargo del ICO, destinada a invertir en proyectos emprendedores mediante capital semilla. De lo que sigue sin haber noticias es de la solución que mejor le vendría a las pymes para mejorar sus dificultades de caja: cambiar el criterio de pago del IVA. Los dos problemas más acuciantes de la tesorería de las pymes son, por un lado la alta morosidad y, por otro, tener que adelantar el pago del IVA antes de cobrar la factura. Es decir, que en el escenario actual tenemos que, por un lado no se sabe cuándo se va a poder cobrar una factura pero, a la vez, hay que abonar ante a Hacienda el IVA correspondiente con independencia de que se haya cobrado.

Introducir medidas de presión para reducir la morosidad y no obligar a las pymes a pagar el IVA antes de cobrar las facturas aportarían aire fresco y relajarían la asfixia que sufre la tesorería de la pequeña empresa española. Si lo que el Gobierno busca es un paquete de medidas que de verdad aporten una mejora a la financiación de las pymes, no debería descuidar este detalle.

Con el nuevo IVA es mejor no jugar a los dados

Enviado por el septiembre 3, 2012 Sin comentarios

Bueno, pues el nuevo IVA ya está aquí, lo que significa que las reglas de juego cambian en mitad de la partida para pymes, autónomos y emprendedores. En las últimas semanas hemos ido informando de los cambios que se iban a aplicar a partir del 1 de septiembre, no sólo en materia de IVA, sino de otras partidas como las retenciones en el IRPF o el recargo de equivalencia. Si eres un lector asiduo de este blog sabrás que existen varias estrategias que puedes adoptar para gestionar este aumento impositivo atendiendo a las necesidades específicas de tu empresa.

Pero resulta que cuando se produce un cambio de reglas como la que acaba de aplicarse no sólo hay que mirar qué relación puede tener en los precios de tu producto y los efectos que genere entre tus clientes. También es preciso tener en cuenta planificar tus flujos de caja a la hora de establecer plazos de cobro a clientes y de pago a proveedores. ¿Y esto qué significa? Pues que además de pagar más caros determinados productos, tendrás que seguir adelantando el pago del IVA en las liquidaciones trimestrales a pesar de no haber cobrado la factura correspondiente. Dicho de otra manera, que tus problemas con los impagados pueden ser mayores. Y entre que tú vas a necesitar acelerar los períodos de cobro a tus clientes, y que éstos quizás tengan que dilatarlos debido a la subida del impuesto, se puede producir un desajuste en los flujos de caja que te deje fuera de la partida.

De ahí que sea recomendable fijar un nuevo calendario de pago a proveedores y cobro a clientes que equilibre las cuentas y evite que la subida del IVA se convierta en una partida de dados. Imagínate que tienes que pagar a un proveedor en 15 días, pero resulta que el cliente al que le has vendido tu producto no te paga hasta pasado un mes, y para darle más intriga al asunto en unos días debes hacer frente al período de liquidación del IVA. Todos los esfuerzos que hayas hecho en analizar cuál es la mejor manera de repercutir la subida del IVA en tus precios puede que no sirvan de nada si a la hora de cobrar y pagar no has tenido en cuenta los efectos de un posible desajuste para tu caja.

Evidentemente, en el ámbito de la pyme es muy difícil estar atento a todos y cada uno de los escenarios que se presentan cuando se cambian las reglas del juego en mitad de la partida. Por eso desde Contygo apostamos por la figura de un tutor que realice de manera personalizada un seguimiento de tus estados financieros y sepa anticiparse a la jugada.

El IVA y otros cinco cambios más que afectan a tu pyme

Enviado por el julio 15, 2012 Sin comentarios

La decisión más conocida del último paquete de medidas aprobado por el Gobierno es la subida del IVA. Seguro que ha sido uno de los temas más recurrentes de las tertulias entre amigos y compañeros de los últimos días: a partir del 1 de septiembre el tipo general sube del 18% al 21%, y el reducido del 8% al 11%. Pero no es el único cambio que le va a afectar a tu empresa. El Real Decreto Ley publicado por el BOE el pasado sábado recoge otras medidas que, aunque hayan pasado más desapercibidas, no por ello van a dejar de tener una incidencia entre las pymes y lo emprendedores. Éstas son las que debes conocer.

Las actividades profesionales ahora tributarán al 21%, en lugar del 15%.

No sólo el IVA ha subido. También las retenciones de aquéllos servicios que están considerados como actividades profesionales por la Agencia Tributaria. Es decir, que si tu empresa organiza cursos, seminarios o conferencias, ahora tendrá que retenerle a los ponentes 6 puntos más en la factura. Esta subida también afecta a las empresas y profesionales dedicadas a la investigación científica, la publicación de obras literarias y las consultorías profesionales. Y un aspecto que no se debe olvidar: en el epígrafe de Hacienda se incluyen “las retribuciones de los administradores y miembros de los Consejos de Administración, de las Juntas que hagan sus veces y demaś miembros de otros órganos representativos”.

Los comercios de menos de 300 metros cuadrados tienen horario libre.

Si tu empresa es un comercio minorista y el local en el que realiza su actividad es menor a 300 metros cuadrados, podrás fijar libremente el horario que más te convenga. Vamos, que técnicamente será posible ir a cortarse el pelo a las 4 de la madrugada o comprar 250 gramos de embutido a las 11 de la noche, aunque no parece que haya una demanda suficiente como para que la medida vaya a generar grandes ingresos. Por otro lado, cada comercio podrá elegir el período del año que quiera para ofrecer rebajas a sus clientes.

Los autónomos ahora pagarán más dinero al fisco.

Otra medida que afecta al comercio: los autónomos cuya actividad consista en la venta de productos al cliente final (es decir, que no fabriquen ni elaboren nada), pagarán un IVA más alto en el recargo de equivalencia, pasando del 1% al 1,4% para los productos que lleven IVA reducido y del 4% al 5,2% para el IVA normal. Es decir, que un producto que lleve el 21% de IVA obligará al vendedor a pagar un sobrecoste del 5,2%. Y además, las retenciones a cuenta del IRPF para todos los autónomos también pasan del 15% al 21%. En la práctica supone exprimir fiscalmente a los emprendedores y pymes.

Habrá menos bonificaciones para crear empleo.

Si esperas recibir algún tipo de bonificación por ampliar tu plantilla, es mejor que vayas olvidándote del asunto, porque el decreto también elimina de un plumazo todas las bonificaciones a la contratación, salvo aquéllas que se recogen en el denominado “contrato de emprendedores”, además de las que incentivan la contratación de personas discapacitadas.

Se reduce el dinero para que un parado pueda capitalizar el subsidio de desempleo y montar una empresa.

Con la reducción de la prestación por desempleo a partir del sexto mes un parado que quiera capitalizar el paro para montar una empresa recibirá menos dinero, con lo que tendrá más dificultades para reunir la financiación necesaria para poner en marcha su idea de negocio.

En suma, el Decreto Ley que ha aprobado el Gobierno no sólo tendrá una incidencia directa sobre la actividas de las pymes a través de la subida del IVA, sino que añade una serie de dificultades para los emprendedores y las pequeñas y medianas empresas en materia fiscal y laboral.

Tres fórmulas para adaptar tu pyme al nuevo escenario del IVA

Enviado por el julio 12, 2012 Sin comentarios

Ya lo veníamos avisando desde hace un tiempo. En todos los países de la Unión Europea que habían solicitado algún tipo de ayuda financiera se produjo un incremento del IVA, así que en España tan sólo era cuestión de tiempo que pasara lo mismo. En el momento en que se publique en el BOE* el tipo general pasará del 18% al 21%, y el tipo reducido del 8% al 10%. Algunas grandes empresas ya han anunciado que no modificarán con el cambio, como son los casos de Zara y Mango. Pero si tienes una pyme, y más del 95% de las empresas en España entran en esta categoría, la cosa es diferente. ¿Qué puede hacer una pyme para adaptar su planificación y estrategia financiera al nuevo escenario? Echando un vistazo rápido hay tres opciones básicas:

 1-Subir los precios en la misma proporción:

¿Cómo se elabo opción más inmediata que se te puede pasar por la cabeza es subir los precios de tus productos y servicios en la misma proporción. Pero tendrás que tener cuidado, porque un cambio del 18 al 21 por ciento en el IVA no significa que tengas que subir tus precios un 3 por ciento para ingresar lo mismo. Para un producto que cueste 100 euros (118 con IVA), el cambio significa un aumento en el precio del 2,54 por ciento, ya que pasaría a costar 121 euros. Echa cuentas para evitar desviaciones que puedan afectar a tus flujos de caja. Pero no olvides que esta salida también tiene sus riesgos: el incremento en el precio puede hacerte perder clientes.

 2- Asumir tú mismo la subida del IVA:

Es lo que han anunciaciado que harán Zara, Mango y otras grandes empresas. Con esta medida mantendrán los precios, aunque obviamente el beneficio que se obtenga por cada unidad vendida también será menor. Si no tienes cuidado a la hora de planificar los márgenes de venta y beneficios puede que entres en números rojos antes de lo que pensabas. Aunque por otro lado, también es probable que ganes cuota de mercado si tus competidores suben sus precios y sus clientes deciden pasarse a tu marca.

 3- Elaborar una estrategia mixta:

Puede que te dé miedo subir los precios de tus productos, no vaya a ser que tus clientes te abandonen. Pero por otro lado, no quieres arriesgarte a asumir tú mismo los costes derivados del incremento del IVA. ¿Qué hacer? Existe una tercera opción que pasa por hacer números y ver cuál es el coste máximo que puede asumir tu empresa, de tal forma que una parte de la subida la pagues tú y, otra, la repercutas en el cliente subiendo ligeramente los precios.

Naturalmente, antes de tomar ninguna decisión debes tener en cuenta qué es lo que están haciendo tus proveedores y competidores, para así ajustar de la mejor manera posible la caja de tu empresa al nuevo escenario del IVA. Y esto es mucho más fácil si cuentas a tu lado con un tutor personalizado que, a través de las nuevas tecnologías, mantiene al día tus flujos de caja y puede asesorarte en la toma de decisiones estratégicas de una forma eficiente.

*Actualización: la subida del IVA será efectiva a partir del próximo 1 de septiembre